Samenvatting

• In een informatieplan leg je vast welke informatie je hebt, welke informatie je waarom wil vastleggen, hoe je dit gaat doen en welke stappen je zet in het blijvend online toegankelijk maken van je collectie. 
• Een informatieplan geeft de kaders waarin jij en je (vrijwillige) medewerkers je kunnen bewegen.

Wat is een informatieplan?

Informatieverlies is een van de grootste schadefactoren van een collectie. Het verbreken van de band tussen object en informatie tast de waarde van een object aan. De manier waarop je met je informatie omgaat speelt in het behouden van die band een grote rol. Een informatieplan helpt je daarbij. Het geeft voor jou als collectiebeherende instelling kaders voor het werken met je collectie-informatie. Met collectie-informatie bedoelen we alle digitale informatie-objecten, dus het geheel van digitale bestanden (foto's of scans van collectie-items) én bijbehorende informatie. Het informatieplan is daarmee een aanvulling op je collectieplan. 

In een informatieplan beantwoordt je de volgende vragen:

• Wat wil je bereiken met je digitale collectie-informatie? 
• Hoe bewaar je digitale collectie-informatie en wat wil je verbeteren?
• Hoe heb je je collectie beschreven en wat wil je daaraan verbeteren? 
• Hoe zorg je dat jouw digitale informatie-objecten blijvend teruggevonden worden? Kortom, zijn jouw collectie-items al voorzien van vaste webadressen? 
• Hoe zorg je dat anderen weten dat jouw collectie online beschikbaar is, en dat ze die goed kunnen gebruiken?
• Hoe stimuleer je online gebruik?

Zo word je gedwongen om na te denken welke informatie je hebt, welke informatie je waarom wil vastleggen, hoe je dit gaat doen en welke stappen je zet in het blijvend online toegankelijk maken van je collectie. Dit helpt je tijdens de registratie om de taken te verdelen en een duidelijk werkproces op te zetten. 

Hoe maak je een informatieplan? 

Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) heeft de Informatieplanner als hulpmiddel ontwikkeld om erfgoedinstellingen te helpen bij het opstellen van hun informatieplan. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe je op bovenstaande vragen antwoord kan geven en op welke zaken je moet letten. 

Voor een informatieplan geldt hetzelfde als voor alle andere plannen: een plan hoort je werk te dienen. Het is dus belangrijk om je plannen kort en helder te houden. Ook is het goed om ze regelmatig ter hand te nemen en je werkzaamheden te laten ondersteunen. Concrete werkinstructies zijn een goede aanvulling aan de plannen. Zo komt jouw organisatie goed beslagen ten ijs.

Hoe sluit je aan bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed?

De stappen in de Informatieplanner zijn nauw verweven met een ander hulpmiddel van het NDE, de Wegwijzer Digitaal Erfgoed. Beide tools helpen je om aan te sluiten bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ontwikkelde samen met de erfgoedsector deze Nationale Strategie, zodat het erfgoed makkelijker te vinden en te gebruiken is. Door aan te sluiten bij de Nationale Strategie zorg je dus dat ook jouw collectie-informatie eenvoudiger te vinden en te gebruiken is.