Samenvatting

• Nauwkeurige en consistente collectiedata zorgt dat erfgoedinformatie beter vindbaar en doorzoekbaar is.

• Het gebruik van gestandaardiseerde termen draagt ook bij aan de vindbaarheid en identificatie van jouw collectiedata.

• Maak een data-analyse om inzicht te krijgen in de kwaliteit van jouw collectieregistratie.

• Stel een actieplan op en maak invoerafspraken om jouw collectiedata duurzaam te verbeteren.

Waarom is kwalitatief goede collectiedata belangrijk?

Collectieregistratie is mensenwerk, een (type)foutje is zo gemaakt. Bijna elke registrator zal zich dus wel herkennen in typefoutjes zoals 'schooolen' of het inconsequent schrijven van trefwoorden zoals '2e Wereldoorlog', 'oorlog', 'Tweede Wereldoorlog', 'WOII', en 'WO2'. Het periodiek opschonen van je data is daarom essentieel, want nauwkeurige en consistente collectiedata zorgt dat erfgoedinformatie zowel voor de registrator als voor het publiek beter vindbaar en doorzoekbaar is. Bovendien zorgen duidelijke registratierichtlijnen ervoor dat registratoren sneller en consistenter kunnen erken bij het invoeren en beheren van objecten. Kortom, het beheer en de presentatie van je collectiedata wordt vergemakkelijkt. 


Wat zijn de kenmerken van kwalitatief goede data?

Kwalitatief goede collectiedata heeft de volgende kenmerken (bron: Grip op je data, 2025): 

  • Correcte toepassing van de velden in jouw collectieregistratiesysteem. Bijvoorbeeld: staan er in het materiaalveld ook alleen maar materialen? 
  • Aanwezigheid van contextuele achtergrondinformatie bij erfgoedobjecten. Denk hierbij aan: Wat is het voor een object? Wie heeft het object gemaakt? Wanneer is het gemaakt? Door wie en waar is het object gebruikt? Waarom is het belangrijk om dit object te bewaren/waarom past dit object binnen je collectie? 
  • Toepassing van gestandaardiseerden termen uit termenlijsten, zoals de AAT, Geonames of Brabantse Gebouwen 
  • Inclusief en divers taalgebruik. Komt kwetsend, achterhaald of discriminerend taalgebruik in je collectieregistratie voor?
  • Aanwezigheid van beheer- en rechteninformatie bij erfgoedobjecten. Denk hierbij aan: Wat is de verwervingsmethode en verwervingsdatum? Wie of wat is de verwervingsbron (bijvoorbeeld: wie is de schenker)? Wat is de vaste (en eventueel huidige) standplaats? Wat zijn de auteursrechten op het object zelf? Wat zijn de auteursrechten op de reproductie (afbeelding)?  


Waarom is het gebruik van gestandaardiseerde termen belangrijk?

Termen bieden een oplossing voor twee grote problemen die je nu tegenkomt bi het zoeken naar erfgoedinformatie: vindbaarheid en identificatie. Want hoe weet je zeker of je álle en ook nog eens de júíste informatie gevonden hebt met één zoekopdracht? Een object kan dezelfde naam hebben, maar een andere betekenis. Of een object kan onder verschillende namen bekend staan. Maar wanneer een term aan een record gekoppeld is, waar je wel zeker naar wel specifiek object verwezen wordt. Een term is een beschrijving die een begrip of entiteit uniek identificeert en de betekenis ervan ondubbelzinnig duidelijk maakt. Dat betekent dat in een termenlijst per term een unieke identificatiecode en extra definiërende informatie, zoals een definitie en alternatieve namen, worden vastgelegd.


Hierin zit ook het verschil tussen termen en eigen trefwoorden. Een eigen trefwoord is letterlijk een woord, bijvoorbeeld 'Alphen'. De term, daarentegen, bestaat uit het woord en een identificatiecode. Deze code maakt duidelijk dat het Alphen in Noord-Brabant betreft en niet het gelijknamige dorp in Gelderland. Het zijn precies deze codes die je moet gebruiken in je collectieregistratie: zo kun je ondubbelzinnig aangeven wat je bedoelt. En doordat alle erfgoedinformatie uit verschillende bronnen wordt gekoppeld aan dezelfde termen, weet je direct dat je alle informatie gevonden hebt. 

Er zijn verschillende handleidingen en blogs beschikbaar over het gebruik van termen

  • Op onze artikelpagina Aan de slag met termen en termenlijsten wordt uitgelegd welke termenlijsten in Memorix Maior beschikbaar zijn en hoe je deze kunt gebruiken. 
  • In onze blogreeks Aan de slag met termen kun je meer lezen over het vervangen van eigen trefwoorden door termen en wat daar allemaal bij komt kijken. 
  • Brabant Cloud heeft hulplijsten per AAT-veld in Memorix Maior ontwikkeld om de honderd meestgebruikte trefwoorden naar termen om te zetten. 
  • Het verslag van de Inklopdag Brabant Cloud 29-11-2024, met onderaan de pagina een linkje naar het stappenplan dat hier is gepresenteerd voor het koppelen met de AAT in Memorix Maior.  


Hoe kun je aan de slag om jouw collectiedata te verbeteren?

Stap 1: maak een data-analyse

Voordat je met het verbeteren van jouw collectiedata aan de slag kunt, heb je inzicht nodig in de manier waarop jouw velden in het registratiesysteem zijn ingevuld. Je moet dus een analyse maken van je collectieregistratie. Zo weet je wat je op moet gaan schonen en waar je termen kunt toevoegen. 


Er zijn verschillende handleidingen en hulpmiddelen beschikbaar voor het analyseren en opschonen van je collectiedata:

  • De helptekst 'Analyseren en opschonen met de bulktool' in Memorix Maior, de PDF is onderaan de pagina te vinden. Aanvullend hierop is onze artikelpagina Wijzigen in Bulk waar de werking van de gehele bulktool wordt uitgelegd. 
  • De handleiding 'Grip op je data', een gids voor het analyseren en opschonen van collectie-informatie
  • Lees ons artikel Alle entiteiten uitgelegd om te zien of je een correcte toepassing hebt van de velden in Memorix Maior. 
  • Lees in de blogreeks Waarde van Woorden hoe je kunt werken aan een inclusiever taalgebruik in je collectieregistratie. 
  • Maak gebruik van de Datascan die door de Brabantse Datawerkplaats wordt aangeboden om advies en suggesties te krijgen over de verbetering van je collectiedata. 


Stap 2: stel een actieplan op en maak invoerafspraken

Als je jouw collectiedata hebt geanalyseerd en geïnterpreteerd, kun je bepalen waar je verbeteringen in je collectieregistratie kunt doorvoeren én hoe je deze duurzaam kunt inbedden in je organisatie. Denk hierbij aan de volgende acties (bron: Grip op je data, 2025): 

  • Maak hiervoor een actieplan met duidelijke prioriteiten en planning voor alle verbeterpunten. Je kunt hierbij klein beginnen door eerst met een deelcollectie of objecten in de vaste opstelling te beginnen.
  • Stel een registratie-instructie op of pas je huidige aan: welke stappen moet iemand doorlopen, welke velden worden ingevuld en op welke manier?
  • Maak een lijst van objectnamen, onderwerpen, materialen enzovoort en laat registratoren hieruit kiezen tijdens het invoeren. Zo'n lijst voorkomt vervuiling en het gebruik van synoniemen. Bespreek regelmatig of deze lijst aangevuld of aangepast moet worden. 
  • Organiseer periodieke bijeenkomsten met alle registratoren die betrokken zijn bij de collectieregistratie om knelpunten en vebetermogelijkheden te bespreken. 
  • Wijs een coördinator aan die toeziet op het naleven van de gemaakte afspraken en regelmatig een data-analyse uitvoert om de kwaliteit te bewaken. 
  • Neem contact op met de Brabantse Datawerkplaats of Team Brabant Cloud om advies te vragen. In beide gevallen kan dit door een mailtje te sturen naar helpdesk@brabantcloud.nl.