Samenvatting

• Goede digitale kopieën, foto's of scans zijn erg belangrijk. 
• Werk zoveel mogelijk met je bronbestanden. 
• Maak een weloverwogen beslissing wat betreft het formaat van je bestanden.

Waarom is een digitale kopie van mijn object, foto, document of film belangrijk? 

Het koppelen van een digitale kopie, zoals een foto of scan, aan een object zorgt om meerdere redenen voor een verbetering van je collectieregistratie: 

• het vergemakkelijkt de identificatie
• het maakt de collectie toegankelijker voor gebruikers
• ze kunnen worden gebruikt voor (online) publicatie en communicatie
• ze zijn belangrijk voor de verzekering
• ze kunnen de staat van een object in beeld brengen (is het object bijv. beschadigd?)
• ze kunnen soms als alternatief dienen als de originele materialen te kwetsbaar zijn om te hanteren.

Het is hierbij wel belangrijk dat de digitale kopie de essentiële eigenschappen van het object laat zien. 

Hoe maak ik goede foto's van mijn objecten?

Goede foto's zijn erg belangrijk. Een professionele fotograaf is niet altijd te betalen, maar misschien zit er wel een goede amateurfotograaf bij je instelling. Met een speciale lens voor dichtbij kun je al hele goede objectfoto's maken. Ook eenvoudige belichting een een simpel statief maken je foto's al snel stukken beter. Zorg ten slotte ook voor een goede achtergrond. 

Gebruik waar mogelijk geen camera, maar een scanner. Een scanner geeft bij platte objecten bijna altijd een beter resultaat en het scheelt een hoop werk. Lees voor meer tips en uitgebreidere instructies de onderstaande factsheet 'fotograferen van objecten Erfgoedhuis Zuid-Holland'. 

Hoe scan ik mijn bestanden en foto's?

Om foto's of documenten te digitaliseren kun je het beste een scanner gebruiken. Kijk welke scanner je voor jouw objecten nodig hebt. Voor bidprentjes of grote stapels foto's kun je bijvoorbeeld een documentscanner gebruiken. Voor boeken of andere afwijkende vormen kun je een flatbedscanner gebruiken. 

Let verder op de DPI-instellingen bij het scannen. Kleine documenten kun je het beste in een hogere DPI inscannen. 300 DPI is vaak het minimum. Hoe hoger de DPI, hoe meer je het beeld kan inzoomen zonder kwaliteitsverlies voor het oog. Lees voor meer richtlijnen de onderstaande pdf 'richtlijnen scanwaarden documenten en foto's'.

Hoe digitaliseer ik mijn films?

Films zijn door de jaren op verschillende dragers opgeslagen, die elk hun eigen werkwijze met zich meebrengen. De meest gebruikte zijn: 

• DVD's: je kunt zelf de gegevens van de DVD overzetten naar de harde schijf van je computer, dit heet de DVD 'rippen'. Hiervoor kun je verschillende gratis programma's gebruiken: https://nl.tipard.com/dvd-solution/rip-dvd-to-computer.html. 
• VHS-banden: ook deze gegevens kun je zelf overzetten van de VHS-band naar de harde schijf van je computer. Hiervoor heb je wel een converter nodig, omdat een computer geen VHS-banden kan lezen. Zie voor een stappenplan en tips voor converters: https://nl.wikihow.com/VHS-banden-overzetten-naar-dvd-of-andere-digitale-formaten. Tip: zet de gegevens direct over naar je computer. Als je ze eerst naar een DVD overzet en dan naar een computer, loop je meer risico op informatieverlies. 
• Filmrollen: gezien de complexiteit van het digitaliseren van filmrollen raden we aan om dit door een professional te laten doen. Veel archieven zijn geïnteresseerd in films, vaak digitaliseren ze een film kosteloos als ze de film mogen opnemen in hun archief. De schenker krijgt in ruil hiervoor meestal een digitale kopie van de film. Mocht je de film niet willen afstaan of kun je geen archief vinden die geïnteresseerd is in jouw materiaal, dan kun je de archieven vragen of ze je een gekwalificeerd bedrijf kunnen aanraden. 

Lees voor meer bewaar-, digitaliserings- en registratietips onderstaande pdf 'het behouden waard'.

Hoe groot mogen mijn bestanden zijn?

Wij raden aan om een zo hoog mogelijke resolutie te gebruiken, wanneer je je dat kunt veroorloven. Met enkele Mb's heb je vaak al een prima foto. Daarbij is het natuurlijk ook relevant om te kijken welk object een hogere of minder hoge resolutie nodig heeft. Op welke objecten wil je echt heel goed kunnen inzoomen? 

Er is dus geen maximaal aantal mb's voor een foto. Het is vooral belangrijk om te kijken wat een bestand nodig heeft. Je kunt je foto's opslaan in JPEG of TIFF. Beide bestandsformaten worden ondersteund. TIFF leent zich beter om later te bewerken, maar is ook groter. Hierbij moet je dus ook kijken naar je aantal bestanden en je totale opslag. Als minimale resolutie voor raden we 300 DPI aan, maar voor veel items is een hogere resolutie beter, afhankelijk van wat relevant is voor je objecten. Een bidprentje met een enkel kruisje in een hoekje hoeft niet zo scherp ingescand te worden als een foto met veel details.

We raden aan documenten in te scannen als PDF's. PDF's kunnen beter gepresenteerd worden binnen de Instant Website. Daarnaast zijn ze ook makkelijker te downloaden en te doorzoeken op tekst, mits ze OCR-gescand zijn. 

Voor videobestanden raden we aan om je digitale films op twee manieren op te slaan: 

1. Een archiefversie in MOV. Deze versie is kwalitatief zo groot mogelijk. Sla deze versie bijvoorbeeld op een externe fysieke (bijv. een harde schijf) of digitale (bijv. Dropbox, Onedrive) opslaglocatie. Als je een externe harde schijf gebruikt, zorg dan dat je de schijf periodiek scant om te zien of de bestanden en schijf nog goed te lezen zijn. 

2. Een publieksversie in MP4. Deze versie hoeft niet groot te zijn, deze dient vooral ter identificatie en kan worden gebruikt om online te publiceren. Koppel deze versie in je collectieregistratieprogramma aan het object.